5. Как подготовить и отправить товар на склад

Если вы получаете товар из-за рубежа или просто хотите, чтобы товар быстрее попал в продажу, можете направлять груз напрямую в наш Центр подготовки товаров (ЦПТ). Мы возьмем на себя полный цикл подготовки к продаже: примем поставку, проверим, отсортируем, упакуем, проштрихкодируем и передадим товары в продажу.

Чтобы быстрее и эффективнее обрабатывать и доставлять заказы, мы установили ограничения на размеры.

Мы принимаем товары и размещаем их продажу только если:

• размер упаковки по сумме трех сторон (ширина + длина + высота) — не больше 200 см;
• максимальная длина одной из сторон — не больше 120 см;
• вес товара вместе с упаковкой — не больше 25 кг.

Также мы не принимаем дешевые товары, которые занимают много места. Для определения такой категории товаров мы используем простую формулу: 1 м³ любого товара не должен стоить дешевле 50 000 ₽.

Например, мы точно не примем:

• объемные дешевые мягкие игрушки, пуфики, подушки;
• воду, антифриз и другие недорогие жидкости объемом 0,5-5 литров;
• дрова и уголь;
• шарики для сухих бассейнов.

Если товар не относится к перечисленным категориям, можно рассчитать стоимость 1 м³ самостоятельно.

Пример: вы хотите отгрузить товар в стандартной коробке 40 × 30 × 20 см с ценой продажи 1 500 ₽. Чтобы определить, проходит ли он по требованиям к минимальной стоимости, нужно:

1. Определить объем единицы товара в кубометрах. Для этого переведите размеры сторон (ширины + длины + высоты) в метры и перемножьте: 0,4 × 0,3 × 0,2 = 0,024 м³.
2. Рассчитать количество единиц товаров в кубе: 1 / 0,024 ≈ 40.
3. Рассчитать минимальную стоимость единицы товара, разделив 50 000 ₽ на количество товаров в кубе: 50 000 / 40 = 1 250 ₽.
4. Сравнить цену товара с минимальной: 1 500 ₽ > 1 250 ₽.

Получается, что товар проходит по правилу минимальной цены, и его примут на складе.

Когда будете создавать накладные, помните основные правила.

• В одной накладной могут быть товары только из одного магазина.
• В одной накладной должно быть не более 305 видов разных SKU, при этом количество единиц товаров в накладной ограничено лимитами на поставку.
• Одна коробка — одна накладная. Для каждой коробки нужно формировать отдельную накладную, которая будет точно соответствовать ее содержимому.
• Если ваш товар не помещается в коробки, его можно отгрузить на палете по правилам, создав одну общую накладную.
• Вес одной коробки с товарами, для которой вы формируете накладную, не должен превышать 25 кг.
• Если вы упаковали коробки с товаром раньше, чем создали накладные, проверьте, совпадает ли количество каждого SKU в штуках с количеством в накладной. Если товара больше, уберите лишнее, иначе мы откажем в отгрузке на этапе приемки или отправим излишек товара в проблемный отдел.

Чтобы сформировать накладную из файла, перейдите в раздел «Накладные» в левом меню личного кабинета и нажмите на кнопку «Создать из файла». В открывшемся окне скачайте шаблон в формате Excel и заполните в нем на листе «Товары на отправку» штрихкод, себестоимость и количество каждого товара. Количество товара, которое можно добавить в накладную, вы найдете в отчете по остаткам.

Если вы хотите сформировать несколько одинаковых накладных, загрузите заполненный файл столько раз, сколько накладных вам нужно создать. Если файл будет заполнен неправильно (например, вы превысите количество доступных лимитов для товара или неверно укажете штрихкод), вы увидите ошибку в окне формирования накладной.

Также вы можете создать накладную сразу в личном кабинете. После того как в разделе «Накладные» вы нажмете «Создать вручную», в окне слева увидите список всех товаров в вашем магазине. Выберите те из них, которые хотите добавить в накладную. Кликните на нужный товар, и он сразу попадет в окно «Выбранные».

Если вы ошиблись и вам нужно удалить товар из списка выбранных для накладной, нажмите на крестик в строке товара в правом окне или повторно кликните на него в левом окне.

В графе «Себестоимость» укажите полную стоимость закупки каждого товара, включая затраты на логистику и прочие расходы. Это поможет вам отслеживать актуальные данные ROI. Будьте внимательны, изменить себестоимость в созданной накладной нельзя, скорректировать ее можно будет только со следующей поставкой.

Далее укажите количество единиц, которое вы планируете поставить в этой накладной в соответствии с лимитами.

Для каждого товара у нас действует система лимитов — она позволяет нам эффективнее управлять складскими мощностями, не допустить заполнения склада большим объемами неликвидного товара, а вам — планировать поставки.

Лимит на отгрузку любых новых товаров — 30 штук.

Лимит на отгрузку каждого отдельного SKU, который уже был в продаже, система рассчитывает так, чтобы товарных остатков хватило на 45 дней вперед, учитывая множество факторов. Например, историю продаж за все время, динамику роста, сезонность товара и другие факторы, которые позволяют прогнозировать спрос и изменять лимит на отгрузку.

Мы используем сложные вычисления с учетом краткосрочных трендов, в том числе учитываем продажи каждого дня по отдельности, а не только суммарно. Если в последнее время продажи товара резко выросли, то алгоритм увеличит лимит с учетом вероятности продолжения такой тенденции.

Если при формировании накладной лимит равен нулю, проверьте:

• нет ли других созданных, но еще не отгруженных накладных и заявок в ЦПТ с этим SKU;
• не сформированы ли на этот SKU возвратные акты, товар по которым еще не вывезен или не утилизирован.

Привезти товары на склад можно по записи на конкретную дату и время. Поэтому, когда заполните себестоимость и количество для всех товаров в накладной, нажмите на кнопку «К выбору таймслота».

В открывшемся окне выберите доступный таймслот. Нажмите «Сохранить» и скачайте накладную. Если подходящей даты пока нет, нажмите «Выбрать позже», чтобы сохранить накладную без таймслота и выбрать его в другое время.

Раньше даты таймслота товар сдать нельзя. Если вы по каким-то причинам не успеваете отгрузиться день в день, вы можете привезти товар еще в течение 7 дней после даты таймслота. При отправке на склад с помощью нашей логистики действуют те же правила, что и при отгрузке на склад — товар принимают строго в соответствии с таймслотом.

Пример: если у вас таймслот на 5 мая (воскресенье), то последний день, когда вы можете привезти товар — 12 мая (следующее воскресенье).

Отменить таймслот нельзя. Если у вас не получается привезти товар в назначенный день или в течение 7 дней после него, вы можете перенести таймслот на другую свободную дату. После выбора таймслота переносить дату можно не более 2 раз и не позже чем за 24 часа до даты таймслота, дальше изменения станут недоступны.

Если вы создали несколько накладных, товар по которым планируете привезти в один день, выберите для них общую дату поставки. Для этого выделите созданные накладные, нажмите на всплывшее окно «Выбрать таймслот» и выберите нужную дату. Это можно сделать в том числе и для накладных, у которых уже выбраны таймслоты на разные даты.

Если вы ошиблись в накладной или передумали ее отправлять, вы можете ее отменить. Для этого перейдите в раздел «Накладные» в левом меню личного кабинета и нажмите на созданную накладную. Откроется окно, внизу которого есть кнопка «Отменить накладную». Нужно нажать на нее и подтвердить отмену.

Если у товара есть срок годности, обязательно проверьте его, перед тем как отправить товар. По нашим правилам общий срок годности товара, установленный производителем, не может быть меньше 6 месяцев, а в момент отгрузки на склад остаточный срок годности должен составлять не меньше 50% от общего. То есть, если общий срок годности крема 24 месяца, когда вы отгружаете его на склад, им точно должно быть можно пользоваться еще год. А лучше — больше. Дата изготовления и срок годности должны быть видны без необходимости распаковывать товар.

Если вы дублируете информацию с датой производства и сроком годности на заводскую упаковку, она должна полностью соответствовать сроку годности, который установлен производителем. За нарушение этого правила законом предусмотрена административная ответственность в виде штрафа до 50 000 рублей. Кроме того, если такой товар причинит вред здоровью покупателя, виновные могут быть привлечены к уголовной ответственности.

Надежная упаковка — ваша ответственность. Чтобы товары не повредились на складе или по дороге к покупателю, каждый из них должен быть в индивидуальной и качественной упаковке. Следить за качеством упаковки так же важно, как и за качеством самого товара.

Если покупатель получит поврежденный товар, он может оставить негативный отзыв, который повлияет на рейтинг карточки. Перед отгрузкой проверьте, соответствует ли упаковка правилам, описанным в этом разделе.

Уделите внимание и внешнему виду упаковки — это первое, что видит покупатель, получая товар. Она не должна портить впечатление о покупке в целом.

Если для товара есть отдельные требования к упаковке, она должна им соответствовать. Товар, который относится сразу к двум категориям, нужно упаковать по правилам обеих категорий. Например, шампунь в стеклянной бутылке нужно упаковать и как хрупкий товар, и как жидкость.

Упаковывая товар по правилам, описанными выше, все равно еще раз проверьте, надежно ли упаковка защищает от повреждений конкретно ваш товар. Например, если вы видите, что БОПП-пакет, который вы используете для упаковки, очень тонкий и легко рвется, упакуйте товар дополнительно. Чем ответственнее вы отнесетесь к упаковке товара, тем выше вероятность, что он попадет в продажу, а не в проблемный отдел.

Если штрихкод не считывается через упаковку, распечатайте заводской штрихкод по инструкции ниже и наклейте его на упаковку так, чтобы он легко читался.

Есть два способа распечатать штрихкоды: из накладной и из раздела «Этикетки».

Если вы уже создали накладную, то проще всего распечатать штрихкоды из самой накладной. Для этого перейдите в раздел «Накладные», кликните по ранее созданной накладной и в открывшемся окне нажмите на кнопку «Штрихкоды». Далее выберите размер штрихкодов и тип принтера, проверьте количество и нажмите на кнопку «Печать штрихкодов».

Если вы хотите распечатать штрихкоды и начать упаковывать товар до того, как создадите накладную, нужное количество штрихкодов можно распечатать в разделе «Этикетки» в левом меню личного кабинета. Для этого кликните на товар, который попадет в накладную, и он сразу отобразится в окне «Выбранные». Введите необходимое количество штрихкодов на каждый товар, выберите тип принтера и размер штрихкодов. После этого нажмите на кнопку «Печать штрихкодов» и распечатайте их. Если у вас нет принтера, и вы хотите передать штрихкоды на печать в копицентр, можете скачать их в формате PDF.

Если для категории вашего товара предусмотрена маркировка в системе «Честный знак» или маркировка на русском языке, обязательно нанесите ее на каждую единицу товара так, чтобы на приемке она считывалась без необходимости распаковывать товар. Если маркировку на товаре не видно, продублируйте ее на индивидуальную упаковку.

Помните, если ваш товар подлежит маркировке в системе «Честный знак», минимум за 3 дня до поставки вам нужно передать нам УПД по правилам, описанным в разделе 3.4 Работа с системой «Честный знак».

Разные товары внутри одной коробки нужно рассортировать в группы по штрихкодам. Разделить можно с помощью резинок, пакетов, коробочек и т. п. Выбирайте разделители так, чтобы они не испортили упаковку товара — например, чтобы резинка не повредила БОПП-пакет и не смяла коробку. К отсортированным товарам приложите стикеры с количеством каждого вида. Неотсортированные товары пересчитывать не будут — они попадут в проблемный отдел.

Сложите отсортированные товары в коробку в соответствии с накладной, проверьте содержание и количество по накладной.

Когда будете складывать товары в коробку, помните о важных правилах, про которые мы уже писали ранее:

• одна коробка — одна накладная;
• вес одной коробки — не больше 25 кг;
• количество каждого SKU в штуках с должно совпадать с количеством в накладной. У нас нет санкций, если фактически вы отгрузите меньшее количество товара, чем указано в накладной, но излишек попадет в проблемный отдел.

Чтобы не повредить товары при хранении и перевозке, надежно зафиксируйте их в коробке. Используйте в качестве прокладки специальные уплотнители: гофрированную бумагу, воздушно-пузырчатую пленку и т. п.

Не размещайте тяжелые товары поверх хрупких, жидкости вместе с электробытовыми приборами, корма для животных вместе с опасными для здоровья веществами (бытовой химией, удобрениями, лекарственными средствами и т. п.), товары, впитывающие запах, вместе с сильно пахнущими товарами.

Если ваш товар не помещается в коробки, вы можете сложить его на палету, создав одну общую накладную. В этом случае важно соблюдать следующие правила:

• товар на палете должен быть надежно обмотан стретч-пленкой;
• максимальная высота запалеченного товара — 180 см;
• на одной палете должно быть не более 250 единиц товара.

После того как создадите накладные, распечатайте их в двух экземплярах:

Один экземпляр положите внутрь коробки, а второй — прикрепите снаружи. Если поставляете товар на палете, один экземпляр накладной положите под стретч-пленку, второй — прикрепить снаружи. Если вам нужен экземпляр накладной на руки, распечатайте накладные в трех экземплярах — наш сотрудник подпишет и вернет один вам.

Если у вас большая поставка, можете поместить все коробки на палету. Размещайте коробки так, чтобы накладная на каждой была видна сотруднику склада.

Чтобы сдать товар на склад, доверенность не нужна. Отправить товары на склад можно одним из трех способов:

1. Приехать на склад в Туре
Просто привозите товар в дату таймслота и, если все упаковано по правилам, мы примем ваш товар.

2. Воспользоваться услугами логистики Магнит Маркета
Вы можете отправить товар с кросс-дока, из ПВЗ и от адреса с помощью нашей логистики по инструкции.

3. Заказать услуги сторонней транспортной компании
Наши реквизиты: ООО «Магнит Маркет», ИНН 1648054022.
Контактный номер телефона +7 (967) 872-28-93 или +7 (967) 368-68-16. Эти номера указываются только для транспортной компании. По всем остальным вопросам вы можете обратиться к персональному менеджеру или в бизнес-поддержку.

Это значит, что если вы привезли на наш склад 200 единиц товара, мы можем отправить в продажу 10% (то есть 20 единиц), а остальное будем подвозить по необходимости — делаем это ежедневно, ориентируясь на среднесуточные продажи. Если товар начинают раскупать быстрее, подтариваем больше. Все это происходит в автоматическом режиме.

О том, что товар размещен на СДХ, вы узнаете, если в разделе «Товары» наведете курсор на иконку информации об остатках:

Мы не допускаем продавцов за пределы зоны экспресс-приемки, и на это есть ряд причин. Главная из них — ваша безопасность. На складе много сложного оборудования, есть габаритные тяжелые предметы, к зоне отгрузки подъезжают машины. Мы не хотим, чтобы вы пострадали. Во-вторых, мы берем на себя ответственность за сохранность ваших товаров, поэтому строго придерживаемся регламентов: у нас пропускная система, запрет на посещение и другие внутренние правила. Только так мы можем гарантировать безопасность всего, что вы передаете нам для продажи.

При этом мы понимаем, что продавцы, которые работают с крупными поставками товаров на большие суммы, хотят лично убедиться, что их товар принимают аккуратно и не допускают ошибок при пересчете. Поэтому сделали исключение: теперь при единовременной поставке товара на сумму более 5 млн рублей по себестоимости вы можете сопровождать поставку до зоны пересчета. Чтобы получить разрешение, обратитесь к персональному менеджеру, и в течение 5 дней вашу заявку рассмотрит служба безопасности. Мы оставляем за собой право отказать в доступе на склад без объяснения причин.

Все товары принимаются и вскрываются под камерами видеонаблюдения. Если обнаружится разница в количестве товаров, сотрудники составят акт расхождения — его можно скачать из принятой накладной в личном кабинете.

Если вы не согласны с тем, как приняли ваш товар, вы можете направить претензию на адрес электронной почты claim.business@kazanexpress.ru в течение 14 дней с момента размещения акта расхождения в личном кабинете.

Если вам нужен оригинал акта расхождения с подписью, обратитесь к персональному менеджеру или в бизнес-поддержку.

Внимательно отнеситесь к подготовке товара, перед тем как отправить его на склад. Если при приемке обнаружится нарушение одного или нескольких правил, описанных в инструкции, всю поставку или её часть отправят в проблемный отдел. В этом случае наши сотрудники оповестят вас об этом — вы получите письмо на почту, привязанную к вашему аккаунту. Письмо придет от controlquality@kazanexpress.ru.

В зависимости от проблемы мы предложим несколько вариантов решения. Например, товары, которые попали в проблемный отдел, потому что неправильно упакованы или имеют проблемы с маркировкой в системе «Честный знак», мы можем передать для обработки в ЦПТ (центр подготовки товаров) — это самый быстрый способ отправить товар в продажу.

В некоторых случаях мы можем отправить товары из проблемного отдела в продажу без обработки в ЦПТ. Это касается товаров, подлежащих маркировке в системе «Честный знак», у которых при приемке были выявлены нарушения только с документами. Чтобы отправить товары в продажу, вам нужно передать или исправить документы в зависимости от причины:

1. Не переданы коды маркировки в ЭДО. Эта причина применима к товарам, на которые наклеены QR-коды, но при нашей проверке были выявлены ошибки в документе. Например:

• УПД не передан в «ЭДО Лайт». О том, как сформировать УПД и передать коды маркировки, написали в разделе 3.4 Работа с системой «Честный знак». Если вы передали УПД менее чем за три дня до отгрузки, товар может попасть в проблемный отдел, и мы отправим его в продажу, когда подпишем документ и он будет успешно обработан — дополнительных действий от вас при этом не потребуется.
• Номер переданного УПД не соответствует номеру акта приема-передачи. В этом случае мы не сможем идентифицировать документ, поэтому отправим его на уточнение, и вам нужно будет внести в него корректировки по нашим комментариям в системе «Честный знак».
• В УПД переданы коды маркировки не на все товары, отправленные по этой накладной, или коды маркировки в УПД не соответствуют отсканированным на приемке. Если в личном кабинете «Честного знака» вы увидели, что УПД отправлен на корректировку по этой причине, напишите персональному менеджеру или в бизнес-поддержку номер акта приема-передачи с просьбой отправить отсканированные на приемке QR-коды. Получив их, вы сможете скорректировать документ и снова отправить его нам.

2. Документы ЧЗ оформлены с ошибкой — на товары наклеены QR-коды, УПД передан вами в «ЭДО Лайт» и подписан нами, но документ обработан с ошибками со стороны «Честного знака». Вы можете посмотреть статус документа в личном кабинете системы «Честный знак», перейдя в раздел «Документы» → «Исходящие». Вам нужно открыть УПД со статусом «Обработан с ошибками», скачать отчет об ошибках, исправить их и отправить документ нам.

Вы также можете забрать такой товар. На это у вас будет 30 дней, иначе мы его утилизируем.

1. Проблемы с маркировкой в системе «Честный знак», например:

• нет QR — на индивидуальной упаковке товара нет QR-кода;
• QR существует — этот QR-код уже был раньше отсканирован и привязан к другой единице товара;
• QR не читается — QR-код поврежден или из-за плохого качества печати сканер не может его считать;
• QR выведен из оборота — товар с таким QR-кодом уже был продан, после чего код вывели из оборота.

Подробнее про то, как подготовить к отправке товар, подлежащий обязательной маркировке в системе «Честный знак», можно прочитать в разделе 3.4 Работа с системой «Честный знак».

2. Товар не отсортирован — товары с разными штрихкодами в одной коробке перемешаны между собой. Подробнее про правила сортировки вы можете прочитать в разделе 5.3 Подготовка товара к отгрузке.
3. Отсутствует ШК — на индивидуальной упаковке товара нет штрихкода.
4. ШК не читается — штрихкод поврежден или из-за плохого качества печати сканер не может его считать.
5. ШК не соответствует товару — сам товар соответствует накладной, но на нем наклеен неверный штрихкод.
6. Товар не соответствует описанию — штрихкод на товаре соответствует указанному в накладной, но товар отличается от заявленного по какой-либо характеристике: цвету, размеру, модели и т. п.
7. Не соответствует или отсутствует упаковка — упаковка товара не защищает товар от повреждений или нарушает требования. Например, упаковка товара из текстиля в месте вскрытия пакета должна быть проклеена широким скотчем от шва до шва.
8. Один акт на несколько коробок или несколько актов на одну коробку — на один акт должна быть сформирована одна коробка, иначе примут лишь часть товара.
9. Более 305 SKU — в одной коробке может быть не более 305 видов разных штрихкодов.
10. Нарушение требований к маркировке на русском языке — ваш товар относится к категории с дополнительными требованиями, и маркировка на русском языке отсутствует или не соответствует правилам.

Стоимость обработки товара в ЦПТ из проблемного отдела — 12 рублей за основную услугу для каждой единицы, но не менее 300 рублей за всю заявку. Подробнее с тарифами ЦПТ для товаров из проблемного отдела вы можете ознакомиться здесь. Чтобы воспользоваться этим вариантом, отправьте заявку на подготовку товара с помощью формы:

• выберите пункт «Непринятый товар из проблемного отдела»;
• укажите номер акта приема-передачи, по которому вы сдавали этот товар на склад;
• выберите в выпадающем меню «Хочу оплатить услуги ЦПТ и не забирать».

Мы не отправляем в ЦПТ товары с дефектом, который нельзя исправить, а также если увидим попытку обойти наши ограничения и систему лимитов. Ниже перечислим основные причины, по которым мы не сможем отправить товар в ЦПТ, и его нужно будет забрать из проблемного отдела.

1. Несоответствие количества — отправленное количество товара конкретного SKU больше, чем заявлено в накладной.
2. Товар отсутствует в акте — отправили товар, которого нет в сформированной накладной.
3. Акт задвоен — к двум разным коробкам приложен одинаковый акт, при этом состав одной из коробок соответствует накладной.
4. Запрещено к продаже — товары из списка запрещенных к продаже на нашей площадке категорий или на упаковке товара брендированные элементы других маркетплейсов.
5. Несоответствие цены — 1 м³ любого товара не должен стоить дешевле 50 000 ₽. Пример расчета минимальной цены товара вы можете найти в разделе 5.1 Ограничения на размер и стоимость.
6. Несоответствие веса/габаритов — вес товара вместе с упаковкой должен быть не больше 25 кг, максимальная длина товара — не больше 120 см, а размер упаковки по сумме трех сторон (ширина + длина + высота) — не больше 200 см.
7. Контрафакт — внешний вид товара отличается от оригинала, либо при приемке обнаружили несоответствие серийного номера или его нет вовсе.
8. Брак товара — при осмотре товара на приемке он оказался бракованным: поврежден сам товар или его заводская упаковка. В этом случае вы можете запросить у персонального менеджера или в чате бизнес-поддержки фото товара. Если проблема в поврежденной заводской упаковке, и вы согласны заменить ее на обычную, мы можем по вашему запросу отправить товар в ЦПТ.
9. IMEI не читается — уникальный номер для идентификации телефонов не считывается сканером или находится внутри упаковки, из-за чего его невозможно проверить.
10. Замена ШК — после создания карточки товара менять системный штрихкод запрещено. Если вы изменили штрихкод товара, мы не сможем его идентифицировать, и товар нужно будет забрать.
11. Пустая упаковка — при пересчете товара на приемке обнаружили, что пришла только упаковка без товара внутри нее.
12. Акт отменен или отсутствует — в магазине, для которого сформирована поставка, нет акта с таким номером, либо вы отменили его до начала приемки.
13. Несоответствие срока годности — у товара, срок годности которого ограничен, выявлена одна из проблем:

• срок годности не указан на упаковке;
• общий срок годности меньше 6 месяцев;
• остаточный срок годности меньше 50%.

Если вы приняли решение вывезти товары из проблемного отдела, сделать это можно тремя способами:

• самостоятельно забрать товар со склада в Туре;
• оплатить логистику и забрать товар из ПВЗ Магнит Маркета;
• воспользоваться услугами сторонней транспортной компании.

Подробнее про возврат товара из проблемного отдела — в разделе 7.2 Возврат непринятого товара.

Если вы не успеете забрать товар в указанный срок, мы утилизируем его через 30 дней, после того как вы получили письмо, в соответствии с агентским договором (офертой).